Академия Государственной Противопожарной Службы МЧС России
30 лет МЧС россии 75 лет с дня победы Академия Государственной Противопожарной Службы МЧС России
Translate / Übersetzen / Traduire / ترجم Версия для слабовидящих Распечатать
Личный кабинет
Бутко Вячеславу Сергеевичу
Академия Государственной Противопожарной Службы МЧС России
Показать меню
Показать инструменты
Общий отдел является структурным подразделением Академии ГПС МЧС России, призванным осуществлять ведение делопроизводства и документационное обеспечение Академии.
 
Общий отдел в своей деятельности руководствуется:
- Приказом от 03.12.2014 г. № 670 «О совершенствовании делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России»;
- Законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти;
- Распорядительными документами МЧС России;
- Уставом Академии;
- Положением об общем отделе;
- Должностными инструкциями сотрудников отдела;
- Приказами и распоряжениями начальника Академии.
 
На отдел возложены следующие функции:
- прием, учет и распределение поступающих документов;
- передача документов на рассмотрение начальнику Академии и после получения соответствующей резолюции – исполнителям;
- учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;
- контроль за прохождением документов, подготовка сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел;
- формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
- отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;
- проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;
- организация работы по приему, учету, регистрации обращений граждан.
 
Основными задачами Общего отдела являются:
- организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению;
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, информационно-поисковыми системами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Академии и его подразделениях прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Основными задачами Общего отдела являются:

       1. Организация, ведение и совершенствование документационного обес-печения управления на основе единой политики с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД).

        2. Формирование и поддержание единой базы данных о документах с использованием СЭД.

        3 Текущее и перспективное планирование основных мероприятий Академии и контроль их исполнения.

        3. Организация внедрения автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов.

        4. Методическое руководство организацией делопроизводства, контроль за соблюдением установленного действующими нормативно-правовыми актами МЧС России порядка работы с документами в структурных подразделениях.

        5  Архивное хранение документов.

 

На отдел возложены следующие функции:    

        1. Прием, учет в СЭД и распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе).

        2. Представление поступающих документов на рассмотрение начальнику Академии, и после получения соответствующей резолюции по исполнению, передача  исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД.

        3. Учет, регистрация в СЭД и отправка исходящих документов, после проверки правильности их оформления, сканирования и прикрепления электронного образа документа к его регистрационно-контрольной карточке.

        4. Контроль за прохождением документов, подготовка сводок руководству Академии об исполненных и находящихся на исполнении документах.

        5. Ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходя-щих и внутренних) документов.

       6. Контроль за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов.

       7. Разработка номенклатуры дел с использованием СЭД.

       8. Организация работы с обращениями граждан.

       9.  Формирование, оформление, учет, хранение дел.

       10. Подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение.

       11.  Отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.

       12. Проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

       13. Прием в упорядоченном виде документов структурных подразделений на архивное хранение.

      14. Учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов.

      15. Выдача архивных документов (копий документов) по запросам структурных подразделений Академии.

      16. Создание научно-справочного аппарата к документам архива.

      17.  Участие  в работе экспертной комиссии.

      18. Учет и анализ использования документов архива.

       19. Проверки организации
работы с документами, правильности формирования и оформления дел в структурных
подразделениях Академии, оказание методической и практической помощи.

Поделиться в соц.сетях