Общие сведения

Общий отдел является структурным подразделением Академии ГПС МЧС России, призванным осуществлять ведение делопроизводства и документационное обеспечение Академии.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется:

- Законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти;

- Распорядительными документами МЧС России;

- Уставом Академии;

- Положением об общем отделе;

- Должностными инструкциями сотрудников отдела;

- Приказами и распоряжениями начальника Академии.

Основными задачами Общего отдела являются:

1. Организация, ведение и совершенствование документационного обес-печения управления на основе единой политики с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД).

2. Формирование и поддержание единой базы данных о документах с использованием СЭД.

3 Текущее и перспективное планирование основных мероприятий Академии и контроль их исполнения.

3. Организация внедрения автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов.

4. Методическое руководство организацией делопроизводства, контроль за соблюдением установленного действующими нормативно-правовыми актами МЧС России порядка работы с документами в структурных подразделениях.

5 Архивное хранение документов.

На отдел возложены следующие функции:

1. Прием, учет в СЭД и распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе).

2. Представление поступающих документов на рассмотрение начальнику Академии, и после получения соответствующей резолюции по исполнению, передача исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД.

3. Учет, регистрация в СЭД и отправка исходящих документов, после проверки правильности их оформления, сканирования и прикрепления электронного образа документа к его регистрационно-контрольной карточке.

4. Контроль за прохождением документов, подготовка сводок руководству Академии об исполненных и находящихся на исполнении документах.

5. Ведение статистического учета поступающих и создаваемых (исходя-щих и внутренних) документов.

6. Контроль за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов.

7. Разработка номенклатуры дел с использованием СЭД.

8. Организация работы с обращениями граждан.

9. Формирование, оформление, учет, хранение дел.

10. Подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение.

11. Отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.

12. Проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.

13. Прием в упорядоченном виде документов структурных подразделений на архивное хранение.

14. Учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов.

15. Выдача архивных документов (копий документов) по запросам структурных подразделений Академии.

16. Создание научно-справочного аппарата к документам архива.

17. Участие в работе экспертной комиссии.

18. Учет и анализ использования документов архива.

19. Проверки организации
работы с документами, правильности формирования и оформления дел в структурных
подразделениях Академии, оказание методической и практической помощи.